La Carta Gantt, también conocida como Diagrama de Gantt, es un recurso utilizado en la gestión de proyectos de prácticamente cualquier tipo. Se trata básicamente, de una de las formas más populares y útiles de visualizar las actividades, ya sean tareas o eventos, en una línea de tiempo. El formato que usualmente es empleado en una gráfica Gantt incluye una lista de actividades en el lado izquierdo y una escala de tiempo en la parte superior. En esta carta, cada actividad esta representada por una barra; su posición y su longitud, reflejan la fecha de inicio, la duración y la finalización de la actividad.

¿Qué es una Carta Gantt?

Como ya indicábamos, una Carta Gantt es una representación gráfica de la gestión de proyectos, por lo que una vez terminada nos permite conocer:

• Cuáles son las actividades del proyectos
• Cuándo inicia una actividad y cuándo termina
• El tiempo previsto de duración para cada actividad
• En qué momento las actividades de solapan con otras actividades y en qué forma
• La fecha de inicio y la fecha final del proyecto

En resumidas cuentas, la Carta Gantt nos muestra todas las actividades o tareas que se deben hacer y la fecha en la que deben realizarse con respecto al calendario.

Historia de la Carta Gantt

La primera Carta Gantt de la que se tiene registro fue ideada por Karon Adamiecki a medidos de la década de 1890. Esta persona era un ingeniero polaco que tenía interés en las técnicas de gestión. 15 años después, Henry Gantt, un consultor técnico puso en práctica su propia versión de la gráfica y fue esta la que se popularizó en los países occidentales. En consecuencia, fue Henry Gantt quien paso a ser el hombre vinculado con las cartas de este tipo.

Inicialmente las cartas de Gantt se prepararon de forma laboriosa a mano, por lo que cada vez que era necesario un cambio en el proyecto, se tenía que modificar o en su caso volver a dibujar el gráfico. Esto hacia poco útil el recurso, principalmente porque los cambios continuos en un proyecto son una característica habitual. En la actualidad y con el surgimiento de los ordenadores y el software de gestión, las cartas de Gantt se pueden crear, actualizar e imprimir con mucha facilidad.

Las gráficas de Gantt son utilizadas más comúnmente para hacer un seguimiento a los programas del proyecto. Mediante estas gráficas es posible mostrar información adicional con respecto a las diferentes actividades o fases del proyecto, incluyendo la forma en la que las tareas se relacionan entre sí, los tipos de recursos que se utilizan en cada tarea o hasta qué punto ha progresado cada actividad.

5 razones para utilizar la Carta Gantt

Como consecuencia de las múltiples ventajas que ofrecen los diagramas Gantt, miles de personas las utilizan con la intención de ser más productivos, mejorar sus comunicaciones, pronósticos o sus resultados a largo plazo. También hay quienes piensan que este tipo de recursos en realidad limitan el tamaño del proyecto que se puede controlar, sin embargo aquellas personas que las han utilizado, mencionan una serie de beneficios clave, incluyendo las 5 razones que indicamos a continuación.

1. Se evita la confusión final

Para empezar, los diagramas de Gantt fueron creados para mantener a los usuarios en la dirección correcta, proporcionando una línea de tiempo visual para el inicio y la finalización de las tareas específicas. Al proporcionar un panorama visual de hitos y otras fechas clave, estos gráficos ofrecen un método más comprensible y memorable de mantenimiento de las tareas y su consecución al implementarse sobre una base diaria, semanal, mensual o anual y en función de la escala de tiempo. En consecuencia, una carta Gantt tiene la capacidad de mostrar de un solo vistazo toda la información más relevante del proyecto en cuanto a tareas, actividades, su duración, conclusión, fecha de inicio, fecha de terminación, etc.

2. Se mantiene todo en una misma página

Con esto queremos decir que donde existe un marco visual para el trabajo a realizar, existen también menos posibilidades de malentendidos, sobre todo cuando se trata de tareas de gran complejidad. Mediante el uso de las cartas Gantt se posibilita que todas las partes interesadas tengan la misma información, al mismo tiempo que se establecen expectativas, entendimientos mutuos, y se llevan a cabo las actividades de acuerdo con el protocolo deseado.

3. Ayuda a comprender las tareas

Gracias a este tipo de gráficos puede quedar claro la forma en la que varias tareas están relacionadas entre sí y que tal vez son requeridas para satisfacer objetivos específicos. Estas relaciones de trabajo giran en torno a la comprensión de los tiempos asignados de cada tarea, tiempos que después afectan a las otras tareas en la lista. Por ello, una carta Gantt es de gran importante para comprender las tareas y asegurar el flujo de trabajo óptimo, la máxima productividad, así como el éxito global del proyecto.

4. Permite asignar eficazmente los recursos

Debido a que se tiene la capacidad mirar hacia adelante en el diagrama de Gantt, los usuarios pueden discernir claramente dónde se van a necesitar los recursos con la intención de anticiparse, asignar o compartir y maximizar el uso de los recursos. Cuanto más cerca se sigue la carta, más posibilidades hay de mantener los costos del proyecto dentro del presupuesto, además que también es mejor asegurar la finalización a tiempo.

5. Visualizar a futuro

Con frecuencia es común quedar atrapados en las tareas del día a día como se detallan en el gráfico, las ventajas de utilizar la Carta Gantt incluyen el ayudar a los encargados de la toma de decisiones a visualizar a futuro para asegurar que cada proyecto determinado está trabajando hacia el logro objetivos estratégicos de la organización en el largo plazo.

En este sencillo vídeo se puede apreciar como una Carta Gantt se debe elaborar (el autor agrega el factor de dependencia de las actividades)

Limitaciones de la Carta Gantt

Para algunos, la carta Gantt, no está diseñada para resolver todos los males de la gestión de proyectos en una organización. Existen de hecho, algunas situaciones en las que otras herramientas pueden ser más eficaces como el análisis FODA, particularmente en situaciones cuando una actividad en particular o tarea crítica no se encuentra como consecuencia de que el encargado del proyecto no la ha incluido. Otras limitaciones incluyen la incapacidad para incluir ciertas restricciones como el tiempo, el alcance y los costos. Sin embargo y en términos generales, la Carta Gantt es empleada por todo tipo de organizaciones.

Tipos de diagrama de Gantt

Dependiendo del tipo de proyecto del que se trate, se pueden identificar diferentes tipos de carta Gantt, por lo tanto tenemos:

• Carta de Gantt de adelanto de obra

Se trata de un gráfico mediante el cual se puede controlar la planificación de la obra mediante el programa de obra ya establecido y en donde a través de rayas y trazos se anota la obra realizada. En este tipo de carta Gantt se compara lo planificado con las actividades que se han ejecutado de tal manera que se pueda corregir o modificar lo que tenga que ser modificado con el objetivo de cumplir el programa establecido.

• Carta de Gantt de etapas

En este caso se trata de un diagrama en el que se distinguen las diferentes partes de un mismo concepto. La barra de cada unidad de obra es dividida en partes, las cuales se representan en el diagrama como etapas. Este tipo de carta es más comúnmente utilizada en aquellos proyectos en los que claramente han sido definidas las diferentes partes que lo conforman.

• Carta de Gantt de escalones

Se trata de un gráfico de Gantt donde se representa la fecha de inicio y la terminación de las diferentes actividades, así como el coste de cada una de ellas. El tamaño de las barras se incrementa en base a dicho coste, por lo que la parte final es la que tiene el mayor tamaño ya que es el de mayor coste.

• Carta de Gantt de trabajo

Finalmente tenemos este otro tipo de carta de Gantt que en este caso se utiliza para la mano de obra o la maquinaria. En este tipo de gráficos se registra la incidencia en el trabajo con respecto a estos conceptos de tal manera que se pueda controlar y comprobar que lo planificado ha sido realmente ejecutado.

¿Estos diagramas desde el PC?

Ya decíamos que en sus inicios, la carta Gantt era hecha a mano, lo cual significaba que ante la necesidad de agregar o modificar alguna tarea o actividad, era necesario crear otro gráfico nuevamente. En la actualidad y gracias precisamente al surgimiento del software de gestión para proyectos, es posible crear una carta Gantt desde el PC o incluso desde un dispositivo móvil como el Smartphone o la Tablet sin mayor inconveniente.

GanttProyect

En el PC por ejemplo, GanttProyect (ver sitio web aquí) es uno de los programas más utilizados para la creación de este tipo de gráficos. Los usuarios pueden crear tareas e hitos y a parte de la fecha de inicio y la duración, cada una de las tareas puede tener una prioridad, costo, color y patrón de relleno, además de notas de texto, así como campos de texto personalizados definidos por el propio usuario. Mediante la utilización de este software es posible organizar las tareas en una estructura de desglose para el trabajo.

Es decir, se puede crear un árbol jerárquico donde el progreso, las fechas o los costes de las actividades de nivel inferior, se resumen en los niveles superiores. No solo eso, el resumen de las tareas se puede contraer para ocultar las tareas que no son importantes en ese momento. Con GanttProyect los usuarios también pueden especificar limitaciones de dependencia entre las tareas del tipo “Iniciar X cuando termine Y” para que el software se encarga de hacer cumplir estas restricciones. El usuario entonces puede agregar un retraso o utilizar otro tipo de limitaciones.

Además de todo lo anterior, con GanttProyect se pueden crear líneas base con el objetivo de comparar el estado actual del proyecto con proyectos anteriores, así como un diagrama de PERT con vista de solo lectura a partir precisamente de la carta Gantt.

¿Carta Gantt desde el móvil?

Para usuarios que utilizan dispositivos móviles Android, existen igualmente una serie de aplicaciones que posibilitan la creación y edición de diagramas Gantt. Algunas de las opciones más destacadas incluyen:

• GanttMan. Una aplicación para carta Gantt que funciona como una herramienta para la planificación y gestión de proyectos desde el dispositivo móvil. Los usuarios pueden crear nuevos proyectos o modificar un proyecto ya existente en cualquier lugar donde se encuentren. Lo mejor de esta aplicación es que cuenta con una interfaz de usuario muy intuitiva, además de que es compatible con el software de escritorio GanttProyect, que mencionamos anteriormente.

• Proyect Planning Pro. También es otra de las mejores aplicaciones para crear diagramas de Gantt, enfocada por supuesto a la gestión de proyectos, la gestión de tareas y la gestión de recursos. Con esta aplicación es posible crear planes y programas, importar planes existentes desde Microsoft Proyect, así como editar o actualizar sobre la marcha. Se pueden agregar tareas, crear tareas de resumen, así como sub-tareas, agregar la duración de la actividad, su fecha de inicio y finalización, utilizar un modo de vista de diagrama Gantt, agregar recursos y costos, notas de tarea e incluso se puede exportar la información en documentos PDF.

• Smartsheet. Se trata de una aplicación Android para crear gráficos Gantt, la cual permite coordinar e incluso colaborar con otras personas para completar los proyectos, tareas o actividades. También se puede exportar archivos desde Microsoft Proyect o Google Drive, comprobar las tareas o proyectos, compartir la información con otros miembros del equipo, agregar imágenes o archivos, visualizar la fecha límite del proyecto, así como solicitar actualizaciones de estado a otras personas.

• Proyect Schudule Free. Finalmente tenemos esta otra aplicación que también esta enfocada a la planificación de proyectos, así como a la gestión y programación de las tareas o actividades directamente desde el Tablet o Smartphone Android. La aplicación permite exportar diagramas de Gantt en formato PDF, listas de tareas, costos de los recursos, además de que es posible sincronizar las tareas del proyecto con el calendario del teléfono.

CartaGantt.com pone a disposición de sus visitantes un diagrama editable en Excel

Descarga esta carta Gantt en Excel. En este ejemplo se gráfica a grandes rasgos la construcción de una cabaña con sus respectivos plazos.

Carta Gantt en Excel