Diagrama Gantt: Organízate con la Herramienta más útil de planificación

Diagrama Gantt es una herramienta práctica para planificar estratégicamente nuestras actividades y garantizar que se realicen dentro un lapso de tiempo establecido.

Aprende en detalle sobre el Diagrama de Gantt, este útil y eficaz método de planificación, pues te será de mucha ayuda en cualquier campo de la vida.

¿Qué es el Diagrama de Gantt?

El Diagrama de Gantt es una gráfica en donde se visualiza que actividades hay que realizar y cuánto tiempo se prolongarán, para cumplir con un proyecto planteado en una fecha límite.

diagrama gantt

Ejemplo de un diagrama gantt en Excel

¿Para quiénes y para qué es útil el Diagrama Gantt?

En lo personal, en el hogar, en los estudios, en el trabajo sea en una empresa o por nuestra cuenta, nos fijamos metas, nos trazamos proyectos y establecemos cómo y cuándo lo lograremos. Por lo tanto, hacer uso del Diagrama de Gantt es útil para cualquiera.

Si quien plantea un proyecto usa el Diagrama Gantt, este le ayudará para ver el progreso y avance de sus planes. Si el proyecto lo forman un grupo de personas, entonces, el Diagrama de Gantt le servirá al director del mismo como medio para fijar el ritmo de trabajo al equipo. Y entre los involucrados en el proyecto,  el Diagrama de Gantt, por su fácil lectura, resultará en un excelente medio de comunicación entre ellos.

¿Por qué decimos que el Diagrama de Gantt resultará en un excelente medio de comunicación? Puesto que a la hora de gestionar un plan de acción transmitir verbalmente todo lo que este implica es difícil, puede resultar confuso y hasta aburrido. Con el Diagrama de Gantt, nos ahorramos todo esto. Con solo verlo nos enteramos de todas las actividades que se realizarán,  las etapas del proyecto y la fecha en que se espera que estén listas.

El Diagrama de Gantt se utiliza para planificar cualquier proceso que sea simple. Se usa con más frecuencia para planes de acción, proyectos de mejora y solución de problemas. A veces, incluso, para dividir grandes proyectos en un conjunto de partes más cortas y sencillas. Su eso es frecuente en pequeñas y medianas empresas.

¿En qué consiste el Diagrama de Gantt?

Para llevar a cabo un proyecto debemos hacer una serie de tareas que en sumatoria consigan el objetivo planteado. Cada tarea a realizar se considera como una unidad mínima de trabajo. Estas unidades tienen diferentes grados de complejidad e importancia, el Diagrama de Gantt te permite organizarlas de modo que sepas cuándo efectuar cada una de las unidades mínimas de trabajo, cuánto tiempo te llevará hacerlo y establecer el orden en que se realizarán o si algunas actividades son simultáneas. Con el diagrama de Gantt es posible monitorear claramente el progreso del proyecto, descubriendo con rapidez puntos críticos,  períodos de inactividad y retrasos en la ejecución. De esta forma, te ayuda a prevenir los posibles costes que sobrevengan y a poder reprogramar las tareas según las nuevas condiciones.

¿Cómo es el Diagrama de Gantt?

En el diagrama Gantt la gráfica que muestra el  tiempo que se tomará cumplir las tareas de un proyecto se expone en dos ejes:

  • El eje horizontal: En donde se especifica la duración total del proyecto, y la escala de tiempo con que se trabajara. Se utiliza un calendario con la unidad que sea adecuada para cada caso, ya sea en horas, en días, en semanas, en meses, o en años.
  • El eje vertical: En el que se define las tareas a ejecutar. Se presenta como un tipo de barra que ocupa el tiempo necesario expresado en el eje horizontal.

Dicho de otro modo, en el Diagrama de Gantt en cada una de las filas de la gráfica una línea/barra representará cada una de las actividades. En las columnas se mostrará el tiempo en la unidad que corresponda  a la duración del proyecto (en horas, en días, en semanas, en meses o en años).  Entendiendo que:

  • El inicio y el final de la barra para cada actividad corresponde a la fecha de iniciar y la fecha de finalizar cada actividad (respectivamente)
  • Hay actividades que serán simultáneas con otras. O sea, paralelas en el tiempo de ejecución.
  • Hay actividades que dependen entre ellas. Pudiendo ser: para iniciar después de otra (hasta no terminar la anterior no es posible iniciar la siguiente) o para terminar antes que otra (hay que terminar la actividad antes de iniciar la siguiente)
  • Hay sub-tareas o pequeñas actividades imprescindibles para cumplir una actividad.

Las acciones quedarán vinculadas entre ellas por su posición en la gráfica. A modo de ejemplo: Un enlace fin-inicio demostrará que el comienzo de una tarea dependerá del cumplimiento de otra.

Además, puedes modificar y enriquecer el Diagrama de Gantt asignando a cada actividad los recursos que amerita, para controlar costes y el personal necesarios. Esto se puede hacer mostrando referencias (humanas, materiales) en la gráfica, tal vez añadiendo iniciales o nombres de los encargados de la actividad.

¿Cómo crear un Diagrama de Gantt?

El primer paso para crear un Diagrama de Gantt es listar todas las tareas que envuelven el proyecto en cuestión. Luego definiremos la duración cada tarea asignando tiempos que sean realistas para su ejecución, fijaremos el orden de prioridad y de consecución.

Tal vez, a estas alturas, nos encontremos delante de una lista de tareas muy larga, así que pasaremos a agruparlas por partidas específicas, simplificando lo máximo posible la gráfica. Lo ideal es que sea menor a 25 tareas. Es que el diseño de este Diagrama de Gantt tiene que ser lo más esquematizado, directo y al grano posible, transmitiendo lo más importante. Para que así le llegue la información a los involucrados de forma clara. Que se enteren al verlo que sucede en cada momento del proyecto. Por ejemplo, un diagrama de Gantt para que quepa en una página (con formato A4) comprende más o menos de 15-20 tareas. De ser más el número de actividades se puede hacer gráficas adicionales en las que se detallan las planificaciones de las actividades principales. Con esto en mente se puede hacer, si se desea, dos versiones del Diagrama de Gantt. Una más detallada para el director del proyecto y otra más sencilla para los demás implicados.

Recordemos que en el diagrama de Gantt, cada actividad se representa por una línea, mientras que las columnas muestran la duración del proyecto. El tiempo estipulado para cada actividad se expone mediante de una barra horizontal que en su extremo izquierdo marca la fecha de inicio propuesta y en el extremo derecho la fecha de culminación estimada. Las actividades se pueden poner en cadenas secuenciales o realizarse simultáneamente. De ser tareas secuenciales, las prioridades se establecen usando una flecha que va descendiendo de las más importantes hacia las menos importantes. La actividad menos importante no se realiza hasta que no se haya terminado la más importante.

A medida que avanza una actividad, se va completando la barra que la simboliza hasta llegar al punto de culminación. Para así tener una vista general del avance del proyecto rastreando una raya vertical a través de las actividades a la altura de la fecha actual. Las actividades listas se ponen a la izquierda de esa raya; las actividades que aún no se han comenzado se ponen a la derecha, mientras que las actividades que se están realizando atraviesan la raya. Si la raya está cubierta en la parte izquierda la actividad se está atrasando.

Acontecimientos en el Diagrama de Gantt

Al planificar un proyecto usando el Diagrama de Gantt podemos dividirlo en fases para evitar que se prolongue su duración. O haya eventos importantes durante la realización del proyecto, que no sean tareas en sí mismas, pero que marcan el avanza de la obra. A estas fases/eventos se les conoce como acontecimientos. En la gráfica se ven representados por un signo específico, comúnmente un diamante o triángulo invertido. Los acontecimientos son actividades de duración cero y son puntos de conexión del plan de acción.

Ventajas y desventajas del Diagrama de Gantt

Como hemos venido explicando en este artículo, el Diagrama Gantt es muy útil. Sus ventajas está en que  nos da un panorama  general del proyecto y nos permite observar  cómo avanzamos y nos acercamos a nuestro objetivo a medida que marcamos como cumplidas las tareas establecidas en el tiempo estipulado. Sin olvidar que su empleo es de bajo coste, sencillo y fácil de usar, un amplio público puede comprenderlo.

Sin embargo, la desventaja del Diagrama de Gantt radica en que la gráfica no indica las relaciones existentes entre las tareas del proyecto. Y aunque es de fácil compresión, esto solo se aplica para pequeños proyectos, cuyas actividades caben en una hoja. Pero en proyectos grandes, por ejemplo con 30 o más actividades, se hace bastante difícil de manejar.  Otra desventaja está en que el Diagrama de Gantt no transmite la magnitud o complejidad de los proyectos.

¿Cómo crear tu  Diagrama Gantt con herramientas informáticas?

Si quieres crear un Diagrama de Gantt con herramientas informáticas primero tienes que tener claro los objetivos de tu proyecto, realizar la lista de actividades a realizar para cumplir dichos objetivos y definir el tiempo que dispones para terminarlo. Luego de tener esa base, fácilmente puedes crear la gráfica del Diagrama de Gantt en una hoja de cálculo. Puedes usar Microsoft Excel para realizarla y diseñarla manualmente. Si sabes trabajar con este programa entonces no será un problema. Sin embargo, hay que tener en cuenta que consume algo de tiempo. Por otro lado, para quienes no dominan  Excel hay herramientas para gestionar proyectos que usan el Diagrama de Gantt como su pantalla principal, o plantillas del Diagrama de Gantt que descargas en Internet. Basta con introducir las actividades y datos necesarios y estos programas reproducen dichas actividades en una gráfica de un Diagrama de Gantt. También puedes ver tutoriales en línea que te explican cómo hacerlo.

Henry Laurence Gantt Creador del Diagrama de Gantt

El ingeniero mecánico Henry Laurence Gantt (1861-1919) padre de la administración de proyectos, fue el creador, en el año 1910, del Diagrama de Gantt.

Henry Gantt de nacionalidad estadounidense (Calvert County, Maryland), se gradúo en 1878 para luego estudiar en la Universidad Johns Hopkins. Antes de convertirse en ingeniero mecánico fue profesor y dibujante. Desde 1887 a 1893 trabajó en aplicar principios de la Administración Científica. En 1910 fue el año en que saca a la luz el Diagrama de Gantt en Nueva York en una revista de ingeniería. Después de inventar su famoso diagrama trabajó como consultor y creó métodos para medir eficacia y productividad de trabajadores, y los sistemas, el de bonos de tareas y el de pago de salarios. Otras de sus contribuciones más destacadas son: la eficiencia industrial y la responsabilidad social de las empresas.

Su aporte más famoso fue el diagrama de Gantt, que en su época se le tuvo como un invento revolucionario y que aún es aceptado como una herramienta clave para gestionar proyectos, cuando se busca relacionar la carga de trabajo con la duración del mismo. En la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos en honor  a Henry Gantt se otorga una medalla que lleva su nombre a aquellos que se distinguen en el área de administración y servicio a la comunidad.

Es necesario añadir que, pese a que este diagrama es invento de Henry Gantt, ya Karol Adamiecki había diseñado antes, para el año 1896, un método de este tipo. Pero no fue hasta 1931 que publicó su diagrama con el nombre se Harmonogram.  Su obra estaba explicada en polaco y ruso, idiomas poco conocidos en el occidente, a diferencia del Diagrama de Gantt reseñado en inglés.

El Diagrama de Gantt, cuyo origen se remonta a 1910, tuvo en la década de los 80 una nueva forma de proyectarse, cuando la computación facilitó la elaboración de sus gráficos. Ya para el 2000 el Diagrama de Gantt se convirtió en una característica básica y común de aplicaciones basadas en Internet.

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